Organiser son bureau pour ne plus avoir à le ranger

Vous avez décidé de mettre fin au bazar récurrent de votre bureau pour travailler dans plus de sérénité. Vous êtes au bon endroit. Organiser son bureau est LA solution pour ne plus avoir à le ranger, tout du moins, pour ne plus passer de temps à le ranger. Bien sûr, il faudra un peu de discipline pour conserver les bonnes habitudes d’organisation mises en place. En visant la simplicité, vous aurez gagné.

Si vous avez lu l’article sur Comment bien ranger son bureau ?, vous devez savoir qu’une des étapes importantes du rangement du bureau est celle de l’organisation. Et c’est cette étape que nous allons voir ensemble dans cet article.

Organiser son bureau – Quelques principes de base

Avoir fait du tri

L’organisation du bureau est une étape de rangement. Un travail préalable de tri et de nettoyage est indispensable pour, d’une part avoir moins de choses à ranger, et d’autre part organiser votre bureau sur les éléments essentiels.

Oust le superflu ! Oust les choses que l’on garde « au cas où » mais qui ne sont pas vraiment nécessaires et qui nous font perdre de vue les éléments essentiels. Il vaut mieux avoir moins de choses et savoir tout ce que l’on a plutôt qu’avoir tout un tas de choses sans en connaitre le contenu.

Ainsi, règle n°1 : Ne commencez à organiser votre bureau qu’une fois qu’il a été trié.

Viser la simplicité

A chacun sa méthode d’organisation, toutefois, il est conseillé de viser la simplicité. Nous y reviendrons dans les étapes qui expliquent comment organiser son bureau mais il faut savoir qu’une méthode qui se déduit simplement au premier coup d’œil est gage de réussite et de pérennité. Si vous avez besoin de vous creuser la tête à chaque fois que vous devez ranger quelque chose c’est que votre méthode est trop compliquée.

Qui dit compliquée, dit non respectée et retour rapide du bazar !

Donc, règle n°2 : Visez la simplicité.

Se discipliner

Une fois que vous aurez trouvé l’organisation qui vous correspond bien, il faudra la conserver. Et pour ce faire, vous discipliner ! « Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place » 😊

Dès que vous avez terminé d’utiliser votre bureau, hop le petit reflexe à prendre avant de le quitter, on range en respectant la méthode choisie.

Règle n° 3 : Se discipliner, respecter l’organisation de bureau retenue.

Si vous respecter ces 3 grands principes, croyez-moi une grande partie du chemin sera faite.

Voyons maintenant avec plus de détails, les étapes à suivre pour organiser son bureau de façon pérenne et efficace.

Etape 1 – Rassembler et lister les choses à ranger

Vous n’avez plus que l’essentiel car vous avez réalisé un grand tri, la première étape pour organiser votre bureau consiste à rassembler par thématiques tout ce dont vous disposez. Cette étape va résoudre le problème de l’éparpillement des dossiers, et des affaires que l’on passe du temps à chercher car le rangement n’est pas organisé.

Pour passer au peigne fin l’ensemble de la pièce, comme à mon habitude, je vous conseille de commencer par un coin de la pièce et de tourner dans le sens des aiguilles d’une montre. Vous sortez tout de vos placards, et vous faites des piles par thématique. Ces thématiques sont généralement identiques dans tous les bureaux.

En voici certaines pour vous aider.

Les documents administratifs

• Impôts / taxes (revenus, habitation)
• Dépenses énergétiques (contrats et factures eau, électricité, gaz, bois de chauffe)
• Abonnements : internet, TV, téléphone
• Assurance
• Emploi et activités : salariat ou indépendant
• Banque et placement
• Documents liés à la propriété, à la location (actes notariés, plans, assemblées générales de copropriété, factures d’agence immobilière, contrats de location…)

Les documents divers

• Etudes : bulletins scolaire, dossiers d’inscription…
• Santé : mutuelles et prévoyance, bilans médicaux et analyses
• Loisirs : voyages, abonnements sportifs…
• Transports : voiture (entretien, contrat de garantie), transports en commun, vélo…
• Maison : projets en cours / devis / factures
• Services et prestataires : ménage, jardinage…

Nota : Il est possible de ne plus avoir à stocker tous ces documents sous format papier mais seulement sous format numérique. A vous de faire votre choix, soit en scannant les documents soit en utilisant les plateformes qui vous proposent de stocker les documents pour vous.

Autres

• Livres (s’ils sont dans votre bureau) triés par thématique : romans, développement perso, guides de voyage, cuisine…
• Photos
• Formations et supports de connaissance
• Fournitures de bureau : stylos, feutres, cahier, feuilles, papier et cartouches imprimante…
• Matériel informatique et électrique / Notices d’utilisation / Garanties
• Boite « Souvenirs » : des images, des dessins, des petits cadeaux dont on ne peut pas se séparer. Si vous vous orientez vers le minimalisme, vous ne stockerez plus grand-chose !
• Boite « A traiter » : les factures à payer, les courriers reçus non rangés, les documents à lire…

Chaque pile doit donc être identifié. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des post-it pour annoter chacun d’entre eux. Il est possible qu’en faisant ce grand classement vous trouviez des objets ou documents non présents dans cette liste. Dans ce cas, n’hésitez pas à ajouter des catégories. Mais attention à ne pas trop complexifier le classement. Revenez à l’essentiel, il faut que ce soit simple !

Etape 2 – Identifier les objets par fréquence d’utilisation

Une fois que l’ensemble des objets et des documents sont classés par catégorie, l’étape suivante consiste à noter leur fréquence d’utilisation. Cette action va vous permettre d’identifier ce qui est utile au quotidien, de ce qui peut être archivé, éloigné ou même remisé dans une autre pièce de la maison.

A chacun son organisation

Cette étape est très personnelle. Elle dépend de votre quotidien et de comment vous utilisez votre bureau. Il n’y a pas de schéma préétabli. Pour certains, les papiers administratifs sont utilisés plus souvent que pour d’autres. La période de vie, dans laquelle nous sommes, a aussi un impact sur les fréquences d’utilisation des documents.

Par exemple, si vous êtes en pleine rénovation de maison, il vous sera utile d’accéder quotidiennement à vos devis et à vos plans. Alors que, quand vos travaux seront achevés, vous pourrez archiver les documents essentiels dans une boite qui n’aura pas besoin d’être près de vous.

Autre exemple, si vous êtes en formation, vous avez besoin de consulter vos cours tous les jours ou tous les week-ends. Ce ne sera pas le cas, si vous conservez de vieux supports de formation seulement pour mémoire en cas de besoin.

Les fréquences d’utilisation

En synthèse, l’étape 2 consiste à déterminer les fréquences d’utilisation de chacune des catégories identifiées en étape 1. A chacun ses fréquences d’utilisation ! Voici celles à utiliser :

• Toutes les heures
• Tous les jours
• Toutes les semaines
• Tous les mois
• Tous les ans ou plus

Compléter le post-it, sur lequelvous avez indiqué la catégorie, de cette information. Cette étape va par la suite vous aider à définir le bon emplacement de chaque chose. C’est l’objet de l’étape 3.

Il se peut que dans une même catégorie, vous ayez des objets que vous utilisez moins souvent que d’autres. Par exemple, dans les fournitures de bureau, les stylos seront utilisés toutes les heures alors que la perforatrice, ne sera utilisée peut-être qu’une fois par mois. Dans ce cas, deux choix s’offrent à vous, soit vous créez des sous catégories, soit vous conservez la catégorie telle quelle et vous retenez la fréquence d’utilisation la plus courte.

Etape 3 – Définir le bon emplacement

Un bon emplacement pour un bureau bien organisé, c’est celui qui est simple et qui vous permet de gagner du temps. Pour ce faire, l’idée consiste à placer près de vous les objets que vous utilisez le plus souvent et à éloigner ceux que vous utilisez plus rarement.

C’est la partie « SEITON » de la méthode japonaise des 5S (SEIRI – Eliminer, Trier, SEITON – Ranger, Situer, SEISO – Nettoyer, SEIKETSU – Standardiser, SHITSUKE – Respecter) qui propose de placer les objets en fonction leur fréquence d’utilisation. Voici comment j’illustre ce concept dans un bureau.

De façon très rapide, puisque vous avez déjà identifié les fréquences d’utilisation, vous n’avez plus qu’à choisir le bon emplacement pour chacune des catégories définies. Déplacez ensuite vos piles d’objets et de documents à l’emplacement retenu.

Etape 4 – Choisir le mode de rangement

Vos piles sont maintenant placées de façon optimale pour l’organisation votre bureau, reste une étape importante, le choix du mode de rangement. Classeurs, caissons à tiroir, chemises, boites, pots, casiers… un grand panel d’accessoires existe. Retenir le plus pertinent participe grandement à la pérennité de votre méthode de rangement. Et l’on n’y pense pas souvent !

Un mode de rangement adapté

Là encore, nous allons utiliser la fréquence d’utilisation des objets à ranger. En effet, si vous utilisez un objet toutes les heures, c’est-à-dire tout le temps, il doit être accessible simplement, voire disponible sans avoir rien à faire, ou sinon une manipulation très simple.

Je m’explique… Si je reprends l’exemple du stylo utilisé tous les jours, son emplacement idéal est dans un pot à crayon sur la table ou à la rigueur dans une trousse. Si vous choisissez de le mettre dans une boite au fond d’un tiroir, c’est certainement très joli. Malheureusement, au quotidien vous ne le rangerez jamais. En effet, il faudra d’abord, ouvrir un tiroir, sortir la boite, ouvrir la boite et prendre le stylo, puis refermer la boite, remettre la boite au fond du tiroir et enfin refermer le tiroir. Dans les faits, vous n’utiliserez pas le stylo en question, ou le tiroir restera ouvert, la boite sur le bureau et le stylo à côté. Bazar assuré !

Type de rangement possible

Voici les modes de rangement adaptés à la fréquence d’utilisation :

• Toutes les heures : pas de rangement ou rangements ouverts (exemple : pot à stylo)
• Tous les jours : caissons à tiroir, classeurs verticaux, casiers ouverts
• Toutes les semaines et tous les mois : classeurs verticaux, chemises
• Tous les ans ou plus : boites de classement

Source : IKEA

Votre choix va également dépendre de votre aménagement, bureau avec ou sans tiroir, placards fermés ou étagères ouvertes. Faites votre choix en conséquence. Dans la même logique préférez des étagères ouvertes pour les documents qui ont une fréquence d’utilisation courte.

Si le mode de rangement est simple et bien adapté à votre utilisation, votre rangement sera facilité, non contraignant, et de ce fait vous aurez plaisir à le réaliser.

Etape 5 – La mise en place et le respect de la méthode

La mise en place

Tout est maintenant défini, reste plus qu’à tout mettre en place ! D’abord en commençant par acheter les accessoires de rangement qui vous manquent. Ceci pour tout bien rangé et tout placé suivant ce que vous avez défini en étape 3 et 4.

Vous pouvez en profiter pour faire un peu de déco avec les accessoires de rangement visibles.

Je le répète, pensez aux sites de seconde main comme Le Bon Coin avant d’acheter neuf. Il y a souvent de belles surprises. Si vous habitez dans une grande ville, dans lesquelles les choix ne manquent pas. Ce sera bon pour votre portemonnaie et vous ferez par la même occasion un petit geste pour l’écologie ! Et enfin, séparez-vous des accessoires inutiles en les donnant ou en les vendant à votre tour. Ceci vous évitera de vous encombrer. Un objet qui entre, un objet qui sort !

Le respect de la méthode

J’en ai parlé en introduction. Respecter quotidiennement la méthode de rangement, est une des 3 règles à respecter pour pérenniser votre organisation. Ce n’est pas pour rien que c’est le dernier S ; « SHITSUKE » de la méthode japonaise des 5S (SEIRI – Eliminer, Trier, SEITON – Ranger, Situer, SEISO – Nettoyer, SEIKETSU – Standardiser, SHITSUKE – Respecter).

Respecter au jour le jour l’organisation décidée vous évitera de passer du temps à ranger.

Il se peut toutefois que le bazar revienne. Dans ce cas, demandez-vous pourquoi c’est le cas ? N’êtes-vous pas assez discipliné ? Peut-être, avez-vous simplement des corrections à apporter sur la fréquence d’utilisation d’une catégorie ? sur un emplacement ? ou un accessoire de rangement ?

Soyez flexible, corrigez-vous avec bienveillance mais ne lâchez pas !

Mon organisation bureau

Toutes ces étapes, je vais les mettre en place dans le cadre de l’aménagement de mon bureau. Comme à mon habitude je partagerai les résultats. Suivez mes prochains articles avec attention. Si vous n’êtes pas encore abonné à mon compte Instagram, c’est le moment. Cliquez-ici pour vous abonner et me suivre en stories.

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Maintenant c’est à vous d’organiser votre bureau ! Partagez en commentaires vos propres méthodes. Si vous avez utilisez la mienne, n’hésitez pas me dire si elle a bien fonctionné. Si vous avez des questions je suis là.

Intérieurement Votre

Virginie Vinas