Comment bien ranger son bureau ?

Même si « bureau bien rangé » ne rime pas forcément avec « productivité », je suis convaincue qu’il rime avec « efficacité ». Bien ranger son bureau contribue à créer un environnement clair, agréable, et propice au travail.

N’est-ce pas décourageant, démotivant d’entrer dans son bureau quand il est encombré et désordonné ? Même quand le désordre est devenu une habitude, ne serait-ce pas plus efficace de trouver le document que l’on cherche rapidement ? Avec le garage, le bureau fait partie des pièces qui s’encombrent très vite car il est, avant tout, un lieu de stockage et de flux de documents.

Si vous en avez assez de vous laisser dépasser, je vous invite à découvrir tous les bons conseils qui suivent. Pour les problèmes d’aménagement, je vous laisse aller découvrir l’article suivant : Aménager un bureau stylé et rangé en 3 étapes.

Ranger son bureau – 5 étapes à suivre

Si vous me suivez sur mon compte Instagram, et notamment en stories, vous devez savoir que j’ai bientôt terminé mon Défi 30 jours – Organiser mon ménage avec la méthode TOMM. Après, le salon, la cuisine, la salle de bain, les toilettes, les chambres, l’escalier… 😓… la dernière pièce qui va faire l’objet d’un grand rangement et d’un nettoyage poussé est mon bureau. Ne m’étant pas encore occupée de cette pièce lors de mon précédent défi « Une semaine pour tout ranger », il y a du boulot !

Pour m’aider dans cette tâche, j’ai effectué quelques recherches, qui cumulées à mon expérience personnelle ont abouti à une démarche que j’ai décidé de partager dans cet article.

Pour bien ranger un bureau, pour qu’il soit enfin en ordre, propre et fonctionnel, il y a 5 étapes à suivre.

Etape 1 – Réserver du temps pour ranger son bureau

« Rome ne s’est pas construite en un jour. » Au travers de mes défis, j’ai réalisé que les tâches de rangement ne sont pas aussi longues que je le pensais. En revanche, j’ai trouvé qu’il était préférable de partir sur de bonnes bases, et de ce fait, de prendre le temps de bien faire les choses.

Qui dit temps, dit place dans notre quotidien bien chargé ! La première étape pour ranger votre bureau est donc de réserver quelques plages de temps dans votre calendrier. Je vous conseille des créneaux de 1h30 à 2h, de 2 à 6 suivant l’état de votre bureau.

Le temps n’est pas une ressource extensible. Ainsi, comme toute nouvelle action que vous décidez de réaliser, elle devra ponctuellement remplacer une autre activité que vous avez l’habitude de mener. A vous de décider laquelle ! Commencez peut-être par piocher dans les temps perdus ou dans les moments de détente que vous décidez de supprimer pour la bonne cause. Regarder une série Netflix, scroller pendant des heures Instagram, vous laissez happer dans les méandres de You Tube ou TikTok… je suis certaine que vous allez trouver.

Que ce soit le week-end, le soir, le matin tôt, dites-vous que ce temps consacré sera plus tard du temps gagné. Imaginez votre bureau bien rangé, ne vaut-il pas la peine de lui consacrer quelques heures ?

Etape 2 – Faire du tri, jeter, donner

Vos créneaux sont réservés, alors c’est parti ! Faire du tri, c’est commencer avant même de ranger par trier, jeter, donner et garder ce qui vous est essentiel. Commencer par un coin de la pièce et tourner dans le sens des aiguilles d’une montre permet d’avancer progressivement mais sûrement.

Réalisez un tri par pile en prenant des décisions rapides. Même si parfois cela vous sera difficile, il est impératif de jeter ce dont vous ne vous servez plus. On oublie le « on sait jamais ». Si vous n’avez pas eu l’utilité de cet objet ou de ce document depuis plus d’un an, vous pouvez vous en débarrasser.

Je ne parle pas des papiers officiels à conserver. Pour accéder aux règles de durée de conservation par type de documents, cliquez-ici : Papiers à conserver | service-public.fr

Pour moi, le plus difficile c’est de jeter les magazines de déco… J’aime voir de belles images. En me faisant violence, je pense être capable de n’en garder qu’une dizaine, me disant qu’il est possible d’effectuer des recherches sur Internet. Faut se faire une raison, c’est assez rare que je retourne piocher des idées dans les vieux magazines.

Cette étape de tri n’est pas encore celle du rangement. Pour cette étape, vous pouvez laisser en désordre, le temps du rangement viendra plus tard.

Etape 3 – Oublier le papier, numériser

Le grand tri est désormais réalisé ! Pourquoi ne pas numériser ?

Au lieu de garder une version papier de chaque document, vous pouvez les sauvegarder sur votre ordinateur, sur un autre support numérique, ou encore utiliser les « Clouds » plateformes de stockage de données en ligne.

Stockage et consommation

En termes de consommation énergétique, il vaut mieux privilégier, pour ses documents personnels et non partagés, le stockage local plutôt que le Cloud. Cela évite une consommation avec des allers-retours en ligne entre serveurs, fournisseurs d’accès, et data centers.

La commission Européenne a publié en 2020 un rapport sur les « technologies et politiques efficaces sur le plan énergétique d’informatique en cloud ». D’ici 2025, la moyenne des estimations considère que la consommation en énergie augmenterait encore de 25% pour atteindre 92,6TWh/an. Cela équivaudrait à environ 4% de la consommation globale dans le monde en 2025 d’après la RTE.

Ainsi, comme le rangement de vos papiers, faites le ménage dans vos documents informatiques et conserver et stocker seulement l’essentiel !

En termes de plateforme de stockage, vous pouvez utiliser Google Drive (pour les personnes qui travaillent sur Windows), ICloud (si vous êtes plutôt Apple). D’autres plateformes existent. Il existe également le rapport Votre Cloud est-il net ? – Greenpeace France publié par Greenpeace qui note les principaux hébergeurs de données en fonction de leur politique écologique.

Certains organismes, comme les banques, les assurances, les impôts… organisent le stockage pour vous dès lors que vous passez en mode courriers dématérialisés. Renseignez-vous. Il n’est peut-être pas nécessaire de doubler le stockage.

Les solutions pour numériser

Pour numériser les documents, plusieurs solutions s’offrent à vous :

• Utiliser votre imprimante si elle est dotée d’un mode scanner
• Utiliser une application telle que Mobile Scanner – Scan tu PDF, Scan Shot, uScan pour scanner vos documents à partir de votre téléphone (pas encore testés)
• Utiliser directement votre téléphone quand sa version le permet (appareil photo de bonne qualité et applications déjà intégrées comme Fichiers ou Note sur Iphone)
• Contacter un prestataire de reprographie

Etape 4 – Ranger son bureau avec pérennité

Vous avez maintenant trié, peut-être numérisé. Il ne vous reste plus qu’à ranger !

Définir une méthode de rangement est primordial. En effet, mettre en place une méthode de rangement c’est se donner toutes les chances de conserver votre bureau net, épuré et d‘éviter que le désordre ne revienne sans cesse.

Je m’explique… Si vous savez, car vous l’avez défini précisément, où doit aller chaque chose, il vous sera très facile de ranger. Qui dit facile, dit rapide et qui dit rapide dit réalisé. Un autre avantage à avoir une méthode de rangement et la respecter, est de trouver très rapidement le document ou l’objet recherché. Et ça, c’est beaucoup de temps gagné !

Ainsi il est important que chaque objet ait son espace de rangement attitré.

Quelle méthode de rangement ?

A chacun sa méthode, toutefois, il est conseillé de viser la simplicité. Une méthode qui se déduit simplement au premier coup d’œil est gage de réussite et de pérennité. Si vous avez besoin de vous creuser la tête à chaque fois que vous devez ranger quelque chose, cette méthode est trop compliquée. Qui dit compliquée, dit non respectée et retour rapide du bazar !

Rassembler les objets par typologie est souvent ce qui fonctionne le mieux.

« Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place » 😊. Par exemple, les livres dans une bibliothèque, les papiers administratifs dans des classeurs ou des dossiers, les fournitures de bureau dans une boite ou dans un tiroir de rangement. A vous de choisir ce qui sera le plus pertinent.

Ranger en fonction de la fréquence d’utilisation

Quant à la question, où dois-je placer les objets et les dossiers ? J’aime utiliser la partie « SEITON » de la méthode japonaise des 5S (SEIRI – Eliminer, Trier, SEITON – Ranger, Situer, SEISO – Nettoyer, SEIKETSU – Standardiser, SHITSUKE – Respecter). Elle propose de placer les objets en fonction de leur fréquence d’utilisation. Voici comment j’illustre ce concept dans un bureau.

J’évoque ici l’organisation des objets utiles. Bien sûr, il y a des objets que vous aurez envie de placer proche de vous, pour le sentiment de bien-être et d’appartenance qu’ils vous procurent. C’est un sujet tout aussi intéressant que j’aborderai dans un autre article. Ce n’est pas du rangement mais de la décoration !

En résumé, ranger son bureau avec méthode c’est :

• Lister les objets / documents à ranger.
• Distinguer ce qui est utile au quotidien, de ce qui peut être archivé, éloigné ou même remisé dans une autre pièce que votre bureau.
• Définir une méthode simple de rangement pour que chaque chose ait une place attitrée.
• Utiliser la fréquence d’utilisation pour choisir le bon emplacement.

Quelques accessoires de rangement

Ranger c’est aussi utiliser les bons accessoires prévus à cet effet. Voici une liste non exhaustive, mais pour autant suffisante d’avoir dans un bureau :

• Un porte crayon / Une trousse : cela va sans dire avec des stylos en état de fonctionnement ! N’oubliez pas le petit rangement pour les trombones, les punaises, les post-it…
• Un vide poche dans lequel vous pourrez placer tous les petits objets comme vos clés USB, les clés d’une de vos armoires de rangement, vos pastilles à la menthe, votre boîte de chewing-gums…
• Une boite à câbles et matériels informatiques utilisés de temps en temps : boite fermée, ce qu’elle va contenir n’est pas très esthétique
• Un bloc-notes / un cahier / votre agenda (s’il est encore papier) : pour avoir quelque chose sous la main pour prendre des notes rapidement
• Une poubelle de bureau : très important pour pouvoir faire place nette régulièrement. A portée de main et compartimentée pour trier le papier des autres déchets. C’est du temps gagné quand il faudra la vider
• Une bannette / portes revues ou boite à tri : De dimension d’une feuille A4, c’est pour moi l’accessoire indispensable pour déposer le courrier à traiter. Fermée ou ouverte suivant votre capacité à ne pas oublier de traiter les choses qui ne sont pas à portée de vue. Oublier de payer une facture qui était dans une boîte fermée m’est déjà arrivée
• Des boites en cartons / classeurs : pour les documents administratifs
• Des serres livres pour faire tenir vos livres bien droits

Etape 5 – Conserver les bonnes habitudes

La dernière étape, mais pas la moindre, consiste à conserver les bonnes habitudes pour ne pas vous laisser déborder. Je me demande si ce n’est pas la plus difficile…

Pour ne plus vous laisser envahir et faire retour à la case départ après quelques jours, il est nécessaire de prendre de bonnes habitudes et les conserver.

Tout d’abord, il est préconisé de prendre un peu de temps à la fin de chaque journée pour remettre un peu d’ordre et trier. Le flux migratoire des documents ne va pas s’arrêter.

Ensuite, règle numéro 2, la plus importante, respecter la méthode choisie. Replacer chaque chose à sa place et conserver votre bureau bien rangé.

Et enfin, nettoyer ! On lave sa tasse à café, on désinfecte son clavier, on aspire les miettes de pain issues du dernier gouter… Ces actions quotidiennes vous permettront de garder un environnement propre et sain, agréable et favorable à votre efficacité.

Des livres intéressants sur le sujet

• La Magie du Rangement au Travail : Ce livre est pour celles et ceux qui connaissent et qui aiment la méthode Marie Kondo en termes de rangement. Elle s’est associée au psychologue d’entreprise, le professeur Scott Sonenshein pour éditer ce livre qui est d’ores et déjà un bestseller. Ses étapes restent proches de celles prônées dans son livre La Magie du Rangement.

• Simplifiez votre vie en 7 jours : C’est un livre que je vous ai déjà conseillé. Le paragraphe sur le bureau d’une dizaine de page est intéressant à lire. Livre duquel j’avais extrait « Ce n’est pas parce qu’une tâche est ennuyeuse qu’il faut l’ignorer ». Alors, je préfère la faire de manière rapide et efficace de façon à ne plus avoir en m’en préoccuper.

Ranger son bureau en résumé

Vous avez décidé de ranger votre bureau. Voici les 5 étapes à suivre :

• Etape 1 : Réserver du temps pour ranger
• Etape 2 : Trier, ne garder que l’essentiel
• Etape 3 : Numériser
• Etape 4 : Ranger son bureau avec méthode et pérennité
• Etape 5 : Conserver les bonnes habitudes

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En espérant, par cet article, vous avoir donné méthode et envie ! Ranger son bureau est une des actions qui permet de se sentir bien dans son environnement quotidien. Si comme moi, ce lieu est votre lieu de travail alors n’hésitez pas ! Suivez ces 5 étapes et donnez-moi des nouvelles.

Intérieurement Votre

Virginie Vinas